Как написать рекомендательное письмо

ТрудоустройствоКомментариев нет

Рекомендательные письма носят исключительно информативный характер и несмотря на наличие определенных требований к составлению, в тексте письма допускается вольное изложение информации. В таком документе содержится характеристика и отзывы о сотруднике, информация о его достижениях и профессиональных навыках, а также другая информация на усмотрение лица, составляющего письмо.

Виды рекомендательных писем

[ads-pc-3] [ads-mob-3]

Рекомендательное письмо в большинстве случаев отражает точку зрения составителя. Как правило, этот документ позволяет ознакомиться не только с профессиональными достижениями сотрудника, но и получить представление о его психологическом портрете. Такая документация часто требуется соискателям при трудоустройстве, и в зависимости от полноты предоставленной бывшим руководителем информации шансы сотрудника получить рабочее место могут существенно увеличиваться.

Стоит отметить, что довольно часто данный документ может играть решающую роль при трудоустройстве, ведь то что соискатель отразил в своем резюме или в сопроводительном письме к резюме, а также указал в анкете, заполняемой при трудоустройстве может отражать не всегда достоверную информацию. Даже если сотрудник мог успешно пройти собеседование, то положительная рекомендация от другого работодателя может отразить реальную картину. Что может выгодно отличать такого кандидата от другого, не имеющего такого документа, но равносильного по значимости для компании.

Все письма такого характера можно разделить на четыре вида:

Стандартная положительная или нейтральная рекомендация с перечислением всех положительных качеств и заслуг сотрудника. В редких случаях рекомендательное письмо может быть составлено в негативном ключе, но обычно такой документ сотрудник не показывает потенциальному нанимателю, поэтому негативное письмо не стоит выделять в отдельный вид.
«Авторекомендация». В этом случае письмо обычно носит формальный характер, так как составляется самим сотрудником. Естественно, какой-либо плохой информации в этом документе содержаться не будет, а руководитель организации или ответственное лицо лишь ставят на готовом документе свою подпись.
Прямое письмо от работодателя.
Письмо от ответственного представителя организации. Такой документ может составляться руководителем отдела кадров или непосредственным начальником сотрудника. Такие рекомендательные документы составляются на предприятиях с большим штатом, где директор или руководитель просто не имеет физической возможности лично составлять письмо на каждого сотрудника и в большинстве случаев даже может не знать его лично (типичный пример такого предприятия – любой крупный действующий завод).

Использовать какой-то конкретный образец рекомендательного письма для сотрудника не обязательно, но лучше использовать пустой готовый бланк, в котором необходимо лишь заполнить имеющиеся поля и графы.

Образец составления письма

[ads-pc-3] [ads-mob-3]

Рекомендательное письмо от лица организации всегда лучше составлять на фирменном бланке: это придаст документу солидности и значимости. Написание от руки допустимо лишь в случаях, когда составителем выступает частное лицо. В целом при составлении нужно придерживаться следующей структуры:

Название документа (в данном случае – «рекомендательное письмо»).
Период работы сотрудника и наименование организации. Здесь же указывается краткая характеристика компании.
Перечисление обязанностей сотрудника и как при их выполнении сотрудник проявлял свой профессионализм, насколько успешно он справлялся с поставленными задачами.
При необходимости можно описать некоторые личностные качества сотрудника, если они помогали выполнять обязанности лучше. Например, для человека, который работал продавцом-консультантом и хочет устроиться на аналогичную должность, большим плюсом будет упоминание в письме о его коммуникабельности, общительности и опрятном внешнем виде.
Далее составитель может указать какие-то небольшие недостатки и недочеты в работе сотрудника, и зачастую это делается из стратегических соображений. Идеальная характеристика всегда смотрится подозрительно, так как не существует специалистов, которые не имели бы хотя бы один едва заметный недостаток. При этом один небольшой минус может выгодно оттенить большое количество положительных качеств сотрудника.
В последнюю очередь указываются причины ухода сотрудника с предыдущего места работы.

Письмо завершается контактными данными составителя, которые могут понадобиться новому руководству при необходимости проверить информацию. В самую последнюю очередь на рекомендательном письме ставится подпись руководителя и печать организации. Причем необходимо проверить контактный телефон, так как можно составить отрицательное впечатление, если телефон будет указан не верно или данное контактное лицо вообще не знает рекомендуемого.

Нюансы

Письмо, которое в России называется рекомендательным, в Европе и США называют «сопроводительным», при этом в развитых странах этот документ по умолчанию выдается в любой организации при увольнении. В России такая практика распространена не так широко, поэтому многие сотрудники и составители таких писем могут не знать о некоторых важных нюансах, касающихся рекомендательных писем:

Рекомендация не должна выглядеть как перечисление только положительных качеств сотрудника, но в то же время и о его недостатках лучше особо не распространяться. Достаточно изложить объективную информацию и помимо общих характеристик сотрудника перечислить конкретные обстоятельства и ситуации, когда его профессионализм позволял быстро и качественно выполнить поставленные задачи.
В письме не следует использовать длинные витиеватые фразы с большим количеством эпитетов и хвалебных слов. Такие элементы могут произвести впечатление льстивой и необъективной характеристики, которая не отражает действительность.
В обязательном порядке необходимо соблюдать грамматические нормы и исключить любые ошибки и опечатки.

Но такой документ может составляться не только на сотрудника: нередко встречаются рекомендательные письма от организации для организации. В этом случае одна компания дает не просто характеристику другой, но и оценивает профессионализм компанию-партнера. При этом имидж и репутация компании-адресата в глазах могут вырасти благодаря наличию таких писем.