Выписка из приказа

Документы, КадровыеКомментариев нет

В компанию периодически поступают запросы от ее контрагентов, проверяющих, а также от сотрудников, требующие предоставления сведений, содержащихся в приказах предприятия по основной деятельности или по личному составу. Как правило, в этих случаях в ответ на входящее письмо направляется заверенная копия распоряжения. Возможно предоставление части документа в виде выписки из приказа.

Цели и задачи выписки из приказа

Выписка из документа это официально оформленный бланк организации, который содержит цитату из ранее изданного оригинального документа, включающую все необходимую информацию по определенному вопросу, и надлежащим образом заверенный ответственными должностными лицами.

Ее главная цель заключается в обеспечении ограниченного доступа к данным, которые могут содержать коммерческую тайну фирмы и обеспечение конфиденциальности. Например, при поступлении запроса в компанию, о том работает ли в ней определенный человек или нет, в качестве подтверждения нужно отправить соответствующее распоряжение. Даже если требование исходит от правоохранительных органов, разумнее им предоставить не весь приказ о приеме на работу, а ту часть документа, в которой указаны только Ф.И.О., должность и дата поступления в организацию.

Выписка из приказа о приеме на работу не будет включать информацию об условиях работы и заработной платы, тем более что данные сведения не запрашиваются, и могут составлять коммерческую тайну организации. Также выписка позволяет упростить процедуру предоставления сведения. Например, приказ может быть размещен на нескольких листах и касаться деятельности всех структурных подразделений, а требуется предоставить информацию только по одному отделу, которому в этом документе, посвящен только один пункт. В этом случае эффективнее сделать выписку в несколько строчек, чем дублировать все содержимое распоряжения руководства.

Данный документ может быть по основной деятельности или по личному составу. Первая выписка обязательно содержит преамбулу оригинала, а затем следует необходимая цитата. При составлении второго вида документа, вводная часть приказа опускается, остается только распорядительная часть. Оформление выписок возлагается на секретарей, делопроизводителей, кадровых работников и других ответственных должностных лиц.

В основном, запросы о выдаче данных бланков поступают от пенсионного фонда, банка, организации, в которой сотрудник работает по совместительству, а также от регулирующих деятельность предприятия органов. В последнее время при заключении договоров и контрактов требуется в качестве подтверждения полномочий руководителя предоставление приказ о его назначении. В этом случае также целесообразней оформлять выписку.

Как оформить выписку из приказа образец

Порядок составления выписки:

Она оформляется так же как и сам приказ на фирменном бланке, содержащем название компании, ее реквизиты, адрес и телефон. Обязательно указывается наименование «Выписка из приказа».
Она должна содержать место, дату составления, а также номер и заголовок оригинала.
В документе повторяется вводная часть приказа, а также распоряжение («приказываю»). Далее в соответствии с запросом из распорядительной части документа выбираются необходимые пункты, и точно повторяется в выписке.
Потом заносятся так же как и в основном приказе должность, личные данные, лица, подписавшего его. Заново руководителю расписываться не надо, вместо его визы указывается слово «подпись».

Далее специалист сличает два документа, и после проверки ставит либо «Верно», либо «С оригиналом сверено», дату, а потом подписывает документ, расшифровывая свою должность, Ф.И.О. Выписку надо заверять печатью организации.