Справка о заработной плате

Документы, КадровыеКомментариев нет

Работники предприятия часто подают запросы в бухгалтерию или отдел кадров фирмы с просьбой выдать справку об их заработной плате за определенный период для представления по месту требования. Обычно органы, которые затребовали ее, сами определяют объем информации документа, а также период, отражаемый в нем. На предприятиях также существует разработанный стандартный бланк справки, который используется при необходимости.

Для чего нужна справка

Справка о зарплате является официальным документом организации, подтверждающим доход сотрудника за конкретный период, необходимый для расчета различных пособий и платежей, оформления кредитов и т. д.

Согласно ТК РФ по письменному заявлению работника предприятие обязано в течение 3 дней оформить и выдать этот документ. При этом в заявлении нужно отразить — какого рода должна быть информация, и куда она представляется.

В настоящее время многие компетентные органы запрашивают стандартный документ по форме 2-НДФЛ, либо дают пустой образец справки с места работы, который нужно заполнить. Это позволяет сэкономить время и затраты как работнику, так и ответственным лицам на предприятии.

Однако бывают ситуации когда необходимо представить сведения в свободном форме. В этом случае в компании должен существовать разработанный бланк, который бухгалтер использует по мере возникновения потребности. Многие специализированные программы по бухгалтерскому учету позволяют автоматически формировать данный документ, для этого надо выбрать расчетный период и работника.

Куда составляется справка о заработной плате

Основными органами, требующими подтверждения дохода работника, являются кредитные учреждения, налоговые органы, служба занятости, комитет по труду и социальной защите населения, судебные приставы, отдел миграционной службы и т. д.

Кредитные учреждения запрашивают справки по форме 2-НДФЛ при оформлении работником различных кредитов и займов, в качестве подтверждения его платежеспособности. В этих справках содержится информация о начисленном доходе, удержанном НДФЛ. В последнее время банки, как и многие другие учреждения, стали использовать собственный бланк, который выдается лицу, оформляющему заем, для заполнения на предприятии. Он дополнен такими разделами, как полные банковские реквизиты работодателя, прочие удержания (например, алименты), размер зарплаты на руки и другие.

Справку 2-НДФЛ необходимо представлять при подаче годовой декларации 3-НДФЛ в налоговую в случаях предусмотренных законом, а также для оформления вычетов, возвратов налога и т.д.

Справка о зарплате в центр занятости составляется для уволенных работников с целью оформления ими пособия по безработице. Образец справки о доходах разрабатывается и применяется службой занятости отдельно в каждом регионе.

На практике многие работники оформляют в КТСЗН справки для получения субсидий, бесплатной молочной кухни для новорожденных, бесплатных обедов в школах, получения социальных стипендий и т. д. Для оформления этих справок используются стандартные бланки предприятия. Основное требование: период, который отражается в них, должен быть 3 или 6 месяцев, и действителен данный документ в течение месяца.

Служба судебных приставов запрашивает справки с места работы лиц, по которым ведутся исполнительные дела, с целью проверки правильности удержаний по исполнительным листам. Данные справки должны содержать информацию о начисленном доходе, удержанном НДФЛ, размере алиментов.

При оформлении загранпаспорта в отделе миграционной службы или виз в посольствах иностранных государств также необходимо представить справку о своей заработной плате. В этом случае указывается общий начисленный доход за последние 12 месяцев.

Справка о заработной плате образец составления

Данный документ составляется на фирменном бланке организации или в шапке должны содержаться название компании в соответствии с регистрационными документами, ее ИНН и КПП, полной адрес, контактный телефон.

Справка о доходах должна иметь регистрационный номер, который необходимо фиксировать в специальном регистре или же в журнале исходящей корреспонденции, дату составления.

Далее записывается Ф.И.О. работника (при необходимости должность), и период, за который заполняются сведения.

После этого указывается помесячная расшифровка доходов сотрудника. При необходимости табличная часть справки может быть расширена дополнительными столбцами: заработная плата на руки, удержанный НДФЛ и т. д.

Бухгалтер должен подвести общий итог по суммовым показателям, и вывести среднемесячную зарплату, которую желательно записать прописью.

В справке можно записать основание для ее составления. Данный документ должен содержать информацию, куда он представляется. В исключительных случаях можно указывать «Выдана для предъявления по месту требования».

Справка о заработной плате должна подписываться директором и главным бухгалтером компании. Она обязательно должна быть заверена печатью фирмы.

Нюансы

При приеме заявления от работника на выдачу заработной платы рекомендуется также взять с него согласие на разглашение его персональных данных, в котором указывается конкретно какие сведения он разрешает сообщить и кому.

На практике за справкой о заработной плате приходят родственники работника, а не он сам. В этом случае необходимо, чтобы запрос был подан только им, а его представители имели правильно оформленную доверенность при получении справки. Выдача справки осуществляется на основании соответствующего заявления.

Также каждый работодатель должен выдать справку при увольнении по форме утвержденной по Приложению №1 к Приказу Минтруда, утвержденного 30.04.2013 за номером 182н (Справка 182н). Она необходима для того, чтобы рассчитать больничные по новому месту работы сотрудника. Справка может быть дополнена строками или при необходимости увеличить шрифт, чтобы в ней могла поместиться вся необходимая информация.