В каждой организации при приеме сотрудников на работу собирается довольно много персональных сведений, требуемых для организации трудовых отношений. Порядок сбора, обработки, хранения и защиты описываются в положении о персональных данных организации. Данный локально-нормативный акт утверждается на основании приказа руководителя.
Порядок применения приказа
Прежде всего в организации должно быть составлено положение о персональных данных, в котором регламентируется порядок сбора персональных данных, а это может происходить, как в бумажном, так и в электронном виде, также обработка, хранение и защита.
Если в организации присутствует профсоюзный орган, то предварительно данный документ согласовывается с выборным органом профсоюза. Если разногласий не обнаружено, то в течение 3-х дней после ответа профсоюза работодатель может утвердить положение издав соответствующий приказ руководителя.
На сновании положения должны действовать ответственные за сбор персональных данных лица, при этом все сотрудники должны быть ознакомлены с ним под роспись, а вновь принимаемых знакомят с документом до подписания трудового договора. При этом сотрудники работающие с персональными данными должны в свою очередь подписать соответствующее обязательство о неразглашении данных.
Как правильно составить приказ
Данный приказ не имеет установленной формы и составляется в произвольном виде согласно действующим правилам оформления документов в организации. Приказ можно составить на официальном бланке организации, где указаны все необходимые ее реквизиты. При оформлении приказа следует указывать в нем следующую информацию:- Вверху следует указывать реквизиты организации, если приказ оформляется на официальном бланке, то он должен их содержать.
- Ниже пишется наименование документа «Приказ».
- Приказ должен содержать очередной порядковый номер, согласно нумерации очередного документа в книге регистрации приказов, дату его составления и место.
- Также пишется краткое содержание документа, т.е. о чем будет идти в нем речь, например: «О назначении ответственных за обработку персональных данных».
- Ниже, в теле документа, отражается нормы закона, регламентируемые порядок работы с персональными данными сотрудников. После слов «Приказываю» указывается распорядительная часть:
- Должны быть указаны ответственны лица за сбор и хранение данных.
- Отдельные лица могут выполнять обработку данных, которые также указываются в документе.
- Указывается пункт о доведение данного распоряжения до определенных лиц.
- Указывается ответственный за осуществления контроля за данным распоряжением. Контроль может быть возложен на самого директора.
- Далее все ответственные и указанные в документе лица должны расписать (ознакомиться).
- В конце свою роспись и расшифровку ставит директор организации.
Образец приказа
Скачать бланк приказа о назначении ответственных лиц за обработку личных данных.
Скачать образец приказа о назначении ответственных за обработку персональных данных.