Объяснительная записка используется в случаях, когда необходимо объяснить причины и мотивы какого-либо поступка со стороны сотрудника. Как правило, в таком документе объясняются причины прогулов, опозданий или невыполнении определенных задач. Существует несколько видов объяснительной записки, каждый из которых имеет свои цели и содержит определенную информацию.
Цели и применение объяснительной записки
[ads-pc-3] [ads-mob-3]Каждая объяснительная записка является официальным документом, в котором объясняются ужероизошедшие поступки разного (как правило – негативного) характера. Такой документ может составляться отдельно или служить приложением к другим бумагам в качестве пояснения по их отдельным пунктам.
Одним из видов документа является объяснительная записка в школу, при составлении которой имеются свои особенности. Например, в ней может отсутствовать дата составления, а подзаголовок вида «Об опоздании…» или «О нарушении» обычно отсутствует. Также подпись составителя записки ставится без указания его должности.
Рядовые граждане и большинство сотрудников различных организаций сталкиваются с этим документом именно в виде объяснения по поводу проступков или нарушений на работе. Таким образом работники объясняют возникновение различных нештатных ситуаций, нарушение дисциплины и свои проступки.
Такая записка служит не только объяснением со стороны сотрудника, но и способом самозащиты работодателя в случае, когда он решает применить дисциплинарное взыскание или другой вид наказания. Только при наличии объяснительной руководство может аргументировать необходимость принять подобные меры.
Стандартными случаями, в которых работодатель может затребовать такой документ согласно ТК РФ, являются:
- прогул или опоздание со стороны сотрудника;
- появление на рабочем месте в состоянии алкогольного или наркотического опьянения;
- в компаниях, где действует строгий дресс-код – появление на работе в несоответствующей требованиям одежде;
- аморальное или непристойное поведение;
- нарушение правил охраны труда или пожарной безопасности;
- кражи материальных ценностей;
- неполное или некачественное выполнение своих прямых обязанностей.
Как писать объяснительную
[ads-pc-3] [ads-mob-3] Такой документ оставляется в вольной форме, поэтому единый образец объяснительной не регламентирован законодательством, но при его составлении основные элементы записки необходимо оформлять соответствующим образом, располагая их в определенном порядке:- В начале документа должна быть «шапка», содержащая должность, фамилию и инициалы адресата в дательном падеже (в большинстве случаев – это директор организации).
- Пишется заголовок «Объяснительная записка» (в документе указывается без кавычек).
- В левом углу ниже заголовка ставится дата составления документа и номер, который указывается ответственным лицом (директором или сотрудником кадровой службы).
- Далее идет своего рода «подзаголовок», начинающийся словами «Касательно…», «По поводу…», «О..» или «Об…», где вместо многоточия указывается повод написания записки.
- Основа документа – текст, в котором составитель излагает факты и причину возникшей ситуации именно в таком порядке.
- В конце документа составитель подписывает документ и указывает свою фамилию с инициалы и должность.
Нюансы
Когда и как писать объяснительную на работе – зависит от особенностей ситуации. В Трудовом кодексе говорится, что такой документ должен быть написан в течение двух дней с момента, когда этого затребовало руководство. Несмотря на то, что сотрудник имеет право не писать объяснительную записку, лучше таким правом не пользоваться и честно изложить все факты.
При этом не стоит пытаться оболгать других работников, указывать недостоверные факты или перекладывать вину на кого-то. В процессе служебного расследования это может обнаружиться. В результате таких действий составители часто наживают себе врагов среди коллег, к тому же путаница в фактах и обстоятельствах иногда вынуждает руководство «копать глубже». Как следствие – в этих случаях раскрываются дополнительные обстоятельства и нарушения.
Объяснительная записка образец
Скачать образец объяснительной об ошибке в работе, в формате Word.
Скачать пример объяснительной об отсутствии на работе.
Вам также может понадобиться
Объяснительная записка об опоздании на работу.