Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Документы, КадровыеКомментариев нет

У каждого работника на предприятии, принятого по основному месту работы, должна существовать трудовая книжка, которая считается бланком строгой отчетности. Поэтому независимо от того выдала ли организация ее самостоятельно, либо сотрудник передал во время устройства на работу, трудовая должна быть отражена в специальном регистре, который называется книга учета движения трудовых книжек.

Порядок применения журнала

[ads-pc-3] [ads-mob-3]

книга учета трудовых Учет трудовых книжек в компании возлагается на кадровую службу или иное ответственное должностное лицо.

При работе с ними необходимо пользоваться утвержденными Правилами хранения и ведения трудовых книжек, согласно нормам которых данные документы должны находиться в сейфах или других аналогичных местах с соответствующей защитой.

При приеме от работника трудовой книжки или ее выписке, инспектор по кадрам принимает ответственность за ее сохранность. В случае утери этого документа, компания и ее должностные лица могут быть наказаны мерами административного воздействия.

На фирму также могут быть наложены штрафы за отсутствие или неправильное ведение самой книги учета.

Журнал учета движения трудовых книжек помимо записей о приеме и выдаче трудовых, также должен содержать номера выписанных к ним вкладышей. Обязательное его ведение должно производится как в компании, так и у индивидуального предпринимателя, выступающего работодателем.

Форма этого регистра должна соответствовать ряду требований, установленных законодательством. Типографии печатают журнал учета трудовых книжек, утвержденный постановлением Минтруда №69 от 10.03.2003 г.

Он должен быть пронумерован, прошнурован, и скреплен подписью руководителя с указанием его должности и личных данных. Книга учета должна быть скреплена индикаторной пломбой, которая имеет уникальный номер. Он вносится в соответствующую графу, предусмотренную в конце журнала.

В хронологическом порядке в нее вносятся записи о каждой поступающей или выбывающей книжке (вкладыше).

В приеме расписывается ответственное за ведение учета этих документов лицо, а при увольнении, когда работнику производится возврат трудовой, сам сотрудник.

При поступлении на работу лиц, ранее нигде не занятых, организация им обязана завести данный документ, при этом стоимость бланка компенсируется работником. Эти суммы инспектор по кадрам также отражает в данном регистре.

Книга учета трудовых книжек рассчитана на значительный временной период, и если она заканчивается, то открывается новая. При этом предыдущий журнал находится в кадровой службе, пока на предприятии хранится хотя бы одна книжка, отмеченная в нем. После этого он передается в архив, где должен содержаться не менее 75 лет.

Как правильно заполнить журнал учета движения трудовых книжек

[ads-pc-3] [ads-mob-3]

Все отметки в данном регистре производятся собственноручно ответственным лицом. Его титульный лист должен быть плотным и содержать название предприятия, полную дату начала и окончания ведения журнала.

Сама книга является таблицей, имеющей 13 столбцов.

В первой графе отражается порядковый номер сделанной записи. В следующих столбцах проставляется число, месяц и год оформления на работу, заполнения трудовой или выдачи вкладыша к ней.

В графу 5 полностью заносятся фамилия, имя, отчество оформляющегося на работу сотрудника. В следующем столбце записывается серия, а также номер трудовой работника. Далее необходимо указать должность нового сотрудника.

В графу 8 заносится информация о месте работы с расшифровкой наименования структурного подразделения. Затем указываются номер и дата распоряжения о приеме на работу.

В столбце 10 ответственное за ведение учета и осуществление хранения трудовых должностное лицо ставит свою подпись в подтверждении приема этого документа.

Если работнику на предприятии выписывается новая трудовая книжка или вкладыш, и он компенсирует затраты компании на их приобретение, то в графе 11 проставляется соответствующая денежная сумма, выраженная в рублях.

Во время увольнения трудовая с записью передается работнику, при этом менеджер по кадрам заносит в нее дату выдачи, а увольняющийся человек подтверждает данный факт своей росписью в столбце 13.

Нюансы

При заполнении журнала учета трудовых могут быть допущены ошибки. Законодательство разрешает их исправлять. Если есть место, неправильная запись перечеркивается одной чертой, делается правильная и ставится надпись «Исправленному верить». Тем не менее желательно использовать порядок внесения исправления, предусмотренный для самих трудовых. То есть отдельной строкой делается отметка «Запись №… недействительна», а ниже записывается правильная информация. При этом первоначальная запись остается не зачеркнутой.