Одним из видов нарушений трудовой дисциплины является отсутствие сотрудника на рабочем месте. Для обеспечения доказательной стороны, в случае привлечения в дальнейшем этого человека к дисциплинарной ответственности, в компании должен составляться соответствующий акт об отсутствии работника на рабочем месте. Также эта форма имеет важное значение, если произошел несчастный случай в период, когда он должен был работать.
Порядок составления акта
[ads-pc-3] [ads-mob-3]Данный документ составляется непосредственным руководителем не явившегося вовремя на работу сотрудника. Эту функцию можно поручить специалисту кадровой службы. Акт оформляется всегда независимо от периода будь то отсутствие на рабочем месте более 4 часов (прогул) или просто опоздание.
Заметив, что сотрудника нет на месте, нужно попытаться связаться с ним (например, по телефону) для выяснения причин данного нарушения. При длительном отсутствии необходимо будет даже выехать к этому лицу на дом, или послать на адрес, указанный в личном деле, заказную корреспонденцию с уведомлением при вручении.
Если работник предупреждает, что у него есть уважительные основания (например, временная нетрудоспособность), акт может и не оформляться. Тем не менее в случаях, когда у руководства имеются причины не доверять словам подчиненного, то его рекомендуется все же составить, а в табеле поставить буквенный код «НН». При появлении этого сотрудника, выяснения всех фактов и получения подтверждающих документов, запись в табель уточняется соответствующими кодами.
Данный документ заполняется в присутствии не менее двух свидетелей, которыми могут выступать другие работники предприятия. Для обеспечения их объективности лучше всего пригласить свидетелей из других отделов. После оформления акта, они должны его прочитать и зафиксировать достоверность указанных событий своею подписью.
Докладная записка на имя руководства компании составляется на основании акта начальником подразделения, где работает отсутствующий сотрудник, в случае наличия всех признаков дисциплинарного проступка. Акт прикладывается к ней в качестве подтверждающего документа.
Изучив эти бланки, директор организации поручает официально запросить письменные пояснения у работника. Объяснительная записка должна быть написана провинившимся в течение двух дней, после чего руководитель распоряжением определяет, в соответствии с законодательством и всех имеющихся обстоятельств, меру дисциплинарного наказания. Если нарушение было выявлено и со стороны работника не последовало вразумительного объяснения его отсутствия, то наказание должно оформляться на основании Приказа о наложении дисциплинарного взыскания.
Как составить Акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте
[ads-pc-3] [ads-mob-3] У данного акта не существует унифицированного вида. Он может составляться на фирменном бланке компании с помощью компьютера, на простом листе бумаге формата А4 от руки. На предприятии также используется разработанный для таких случаев шаблон.В акте указывается название документа, его номер по порядку, место, дата и время составления. Далее заполняется информация о его составителе — должность и личные данные. Тут же указываются присутствующие свидетели (профессии и Ф.И.О.).
После этого в акте нужно зафиксировать должность и личные данные не явившегося сотрудника, точное указание даты и времени отсутствия, а также продолжительность этого периода. Для избежания в будущем проблем при трудовом разбирательстве желательно записать точное место работы отсутствующего.
Ниже делается отметка о полученных от работника объяснениях. Если связаться с сотрудником не получается (например, не поднимает трубку телефона), это необходимо отразить в акте. Документ визируется его составителем, свидетелями с расшифровкой их данных и датами подписания. С оформленным актом в соответствии с нормами закона нужно ознакомить самого работника под роспись с указанием даты его подписания. Второй экземпляр этого документа должен быть предоставлен ему.
Нюансы
Отсутствие на рабочем месте может длиться несколько дней. В этом случае желательно данный акт руководителю подразделения составлять ежедневно. Также допускается заполнение общего документа, охватывающего весь период отсутствия.
Образец акта об отсутствии на рабочем месте
Скачать пример акта об отсутствии сотрудника на работе в формате Word.
Вам также может понадобиться
Акт об отказе ознакомиться с приказом.