Выдача денег из кассы компании производится по расходным кассовым ордерам (РКО или же сокращенно — «расходник»). Выплаты должны быть в обязательном порядке разрешены руководителем организации, о чем свидетельствует его личная подпись на данном документе. Деньги могут выдаваться из кассы строго на определенные нужды, которые перечислены в порядке ведения операций по кассе. Для регистрации поступления денег в кассу применяется приходный кассовый ордер (ПКО).
Оформление выдачи денежных средств из кассы
[ads-pc-3] [ads-mob-3]Указание ЦБ РФ разрешает с 2014 года использовать не только унифицированные формы расходников. Данные документы выписываются кассиром, главным бухгалтером или просто бухгалтером. Они могут составляться вручную или с использованием специализированной программы. После этого на нем ставится разрешительная подпись руководителя и документ передается в кассу для дальнейшей выдачи денег.
Если осуществляется выплата средств в подотчет, то перед оформлением РКО обязательно необходимо в произвольном виде составить заявление с указанием направления расходования (приобретение материалов, оплату услуг и т. д.), суммы, и срока, в течение которого получатель должен отчитаться за нее либо сдать неиспользованные средства.
Документ получает кассир, который осуществляет проверку правильности заполненных данных, подписей руководства, а потом фиксирует расходный ордер в журнале регистрации. После этого работник кассы проверяет личные документы у получателя средств, отражает их сведения в рко и производит выплату денег.
Заработную плату работники организации могут получать наличными средствами по расчетно-платежным или платежным ведомостям, при закрытии которых на общие суммы составляются расходные ордера.
В РКО запрещено производить какие-либо исправления. При их совершении, расходник подлежит переоформлению.
Для индивидуальных предпринимателей, применяющих специализированные налоговые регистры (книга доходов и расходов), Банк России ввел упрощенный порядок ведения операций по кассе, в соответствии с которым они могут не составлять расходники.
Расходный кассовый ордер образец заполнения
[ads-pc-3] [ads-mob-3] Многие организации продолжают применять унифицированную форму КО-2, не смотря на то, что можно применять и другие формы, во-первых проще взять готовый бланк, а во-вторых за счет универсальности любой кассир сможет заполнить этот бланк, если он раньше с ним работал.Вверху расходного ордера заполняются данные с наименование предприятия (полное или сокращенное), номер ОКПО, название структурного подразделения — если оно есть. После этого проставляется порядковый номер документа, который должен соответствовать номеру в журнале регистрации пко и рко, а также дата фактической выплаты денежных средств.
В табличной части необходимо заполнить коды структурного подразделения, целевого назначения, корреспондирующего счета, аналитического учета. Также заносится счет кредита (сч. 50 /1) и сумма, которая заявлена к выплате.
В строке «Выдать» заполняются полностью фамилия, имя, отчество получателя средств. Затем указывается основание расходования денежных средств (заработная плата, подотчет, аванс, оплата по договору, сдана торговая выручка в банк и т. д.). В следующей строке необходимо записать сумму к выплате прописью. В приложении отражаются документы, являющиеся основаниями выплаты денег (заявление, квитанция банка, платежная ведомость и другие).
Расходник визируется директором и главным бухгалтером с расшифровкой их должностей и личных данных.
Следующая часть документа заполняется получателем средств. Он должен собственноручно с большой буквы записать размер получаемой суммы с копейками, проставить дату выплаты и расписаться. Указание ЦБ РФ допускает при формировании рко с помощью специализированной программы заполнять поле «Получил» в автоматическом режиме.
Кассиру необходимо после проверки документов получателя вписать их данные в соответствующую строку расходника. Этими сведениями являются его наименование, серия и номер, дата и название органа выдавшего его. Потом кассир подписывает расходный ордер и ставит штамп «Оплачено».
Образец заполнения РКО можно посмотреть рисунке, либо скачать заполненный вариант ниже.
Особенности заполнения некоторых расходных ордеров
При выплате зарплаты по платежным ведомостям в рко, который составляется на общую ее сумму, в строке «Выдать» можно указывать «Работникам предприятия», в основании необходимо записать «Выдача заработной платы за …. по платежной ведомости №… от …». При этом в строках «Получил», «По», «Подпись» ничего заполнять не нужно.
Если денежные средства выдаются юридическому лицу, то в строке «Выдать» должна стоять Ф.И.О. человека, указанного в доверенности данного предприятия (не название компании). Эту же доверенность необходимо прикрепить к рко и вписать в «Приложение».
Бланк расходного кассового ордера (KO-2)
Расходный кассовый ордер бланк скачать word.
Скачать бланк расходного кассового ордера в формате Excel.