Прием сотрудников на работу сопровождается сбором у них персональных данных, которые в последующем требуются для заполнения многих документов, например, приказ о приме на работу, личная карточка, график отпусков, доверенности и другие значимые документы. Правила обращения с персональными данными работниками определяется на основании локальных нормативных актов, одним из них является положение о персональных данных.
Что является персональными данными работника
[ads-pc-3] [ads-mob-3]К персональным данным конкретного лица относится любая информация, которая может относиться к нему как в прямом виде, так и в косвенном. Так например, к таким данным относится: фамилия, имя и отчество, место жительство гражданина, образование, возврат, национальность, семейное положение и т.д. Помимо этого к персональным данным также относится и политические и религиозные убеждения, сексуальная ориентация и т.п. (ст.3 федерального закона «О персональных данных» №152-ФЗ от 27.07.2006).
Если говорить о трудовой сфере, то в этом случае персональными данными будут являться те сведения, которые требуются организации для заключения и ведения с гражданином трудовых отношений. В основном это сведения о состоянии здоровья, квалификации, специальности и образовании, наличии семьи и ее состав (количество детей). При этом на основании права о неприкосновенности частной жизни работодатель не вправе запрашивать данные об национальности гражданина или его вероисповедании.
В соответствии с ТК РФ ст. 85 работодатель на стадии приема, а также в ходе трудовой деятельности обрабатывает персональные данные сотрудников, что в свою очередь подразумевает получение, хранение, передачу и иное их применение. Помимо это в обязанности работодателя входит защита персональных данных от утраты, неправомерного использования согласно ТК РФ ст. 86 п.7 и федеральным законам, за счет собственных средств.
Как правило, обработка и хранение данных производится одновременно как на бумажных носителях, так и с применением электронной системы хранения. Положение о персональных данных описывает кто имеет право доступа к таким данным сотрудника, как осуществляется на предприятии их защита и другие важные моменты.
Государственные учреждения должны применять разработанные и утвержденные нормативные акты на основании Указа Президента РФ под номером 609 от 30.05.2005, таким является и данное положение для государственных гражданских служащих.
Порядок утверждения положения
[ads-pc-3] [ads-mob-3]При наличии профсоюзной организации Положение должно утверждаться с учетом ее мнения согласно порядка, определенного ТК РФ ст. 372 (если такое требование установлено соглашением или коллективным договором): документ направляется работодателем в профсоюз организации, после чего выборный орган должен предоставить в течение 5 рабочих дней с момента получения мотивированное мнение по данному проекту, написанное в письменном виде. При наличии разногласий они должны быть указаны.
Если разногласия отсутствуют, то утвердить положение работодатель может в течение 3- рабочих дней с момента ответа. При наличии разногласий или дополнений необходимо провести дополнительную консультацию в выборным органом профсоюзной организации и принять взаимоприемлемый вариант. Если работодатель принимает положение не достигнув договоренности с профсоюзом, то документ может быть обжалован в суде или инспекции по труду.
При отсутствии представительного органа или профсоюза, то работодатель имеет право самостоятельно утвердить положение, в соответствии с принятым порядком, описанным в локальных нормативных актах. Акты согласовываются с отделом кадров, юристом, главным бухгалтером или другими работниками. Положение утверждается на основании соответствующего приказа руководителя.
Содержание положения
Общий порядок составления данного документа схож с оформление других положений и нормативных актов. Рекомендуется, чтобы положение включало в себя следующие сведения:
- Информацию по порядку получения персональных данных.
- Перечень лиц, которые имеют право доступа к персональным данным, режим доступа, а также их права и обязанности.
- Порядок защиты личных данных сотрудников.
- Порядок получения копий необходимых документов сотрудникам, порядок ознакомления с их содержанием.
- Мера ответственности за нарушения норм по осуществлению обработки персональных данных.
- В качестве приложение могут быть приложены: бланк согласие на обработку персональных данных, обязательство о неразглашении данных, согласие на передачу данных третьим лицам.
Нюансы
Отметим, что в определенных случаях положения, которые описывают порядок обработки, хранения и защиты данных могут потребоваться контролирующим органам для решения конфликтов с работниками, в частности это может быть Роскомнадзор. В связи с этим к подготовке и ведению этих документов следует относиться должным образом.
Некоторые советы по подготовке положения:
- При разработки данного документа следует опираться на конкретные нормы законов, также следует указать цели, для которых собираются данные.
- Кроме положения в определенных случаях желательно оформлять дополнительные документы:
- Приказ об установлении лиц, которые имеют право доступа к данным.
- Приказ о назначении ответственно за обработку персональных данных.
- Приказ о назначении ответственного лица за сохранность данных.
- Приказ о назначении мер обеспечивающих безопасность и сохранность данных.
- Документ должен содержать подробный и четкий перечень сведений, являющихся персональными, в том числе способы их обработки.
- Желательно указывать конкретный период совершения действий с данными (месяц, один год и т.д.).
- В качестве основы для документа можно применять Положения, утвержденное Постановление Правительства №678 от 15.09.2008.
Образцы документов
Скачать образец положения о хранении и использовании персональных данных:
Образец обязательства о неразглашении персональных данных.
Скачать приказ об утверждении положения.
Скачать заявление — согласие на обработку персональных данных образец.