Не редко для решения определенных задач поставленных перед организацией возникает необходимость в командировке сотрудников. При этом ее необходимо правильно оформить, для этого требуются определенные документы. Отметим, что в 2015 год был богат на изменения, как в отношении необходимого пакета документов, так и определенного порядка подтверждения деловой поездки. Так первая часть важных изменений вступила в силу с 8 января, а вторая с 8 августа 2015 года. Рассмотрим, необходимый пакет документов и алгоритм действий.
Важные изменения по командировкам в 2015 году
[ads-pc-3] [ads-mob-3]С 8.01.2015 года работникам бухгалтерии и кадровикам несколько упростили, убрав из обязательного списка документов некоторые из них. Так были отменены 3 документа, которые ранее необходимо было оформлять в обязательном порядке.
Хотя организация и далее может их применять для внутреннего учета, закрепив их необходимость в локальном нормативном акте, в качестве которого может выступать Положение о командировках (в соответствии с ТК РФ ст. 8). Тем не менее для проверяющих необходимость в них отпала.
Документы, которые более не обязательны для командировок, тем не менее их применение также возможно для осуществления внутреннего учета в организации:
- Служебное задание может более не составляться.
- Командировочное удостоверение ранее применялось для того, чтобы подтвердить сроки поездки, в настоящее время для этого применяются проездные документы, а при их отсутствии документы с сроками проживания (например чеки из гостиницы).
- Отчет о командировке.
- Журнал учета командируемых сотрудников (отменено ведение с 8 августа 2015 года).
Обязательные документы:
- Самым главным и можно сказать единственным документов, который требуется для инициации поездки – является приказ о направлении сотрудника в командировку, в котором обязательно отражается цель будущей поездки.
Алгоритм отправки в командировку с 2016 года
[ads-pc-3] [ads-mob-3]Для того, чтобы направить работника в деловую поезду необходимо придерживаться следующего алгоритма:
- Издать приказ на командировку сотрудника, в котором указать цели и сроки поездки, а также же город, куда направляется командируемый.
- По расходному кассовому ордеру выдать сотруднику аванс денежных средств на осуществление командировочных расходов, таких как суточные, оплата за проживание (если она производится наличными деньгами, а не на расчетный счет гостиницы) и т.д.
- Отразить в табеле учета рабочего времени отсутствие сотрудника на работе – это осуществляется кодами, цифровым – «06» или буквенным – «К», при этом количество отработанных часов в соответствующей графе формы Т-12 или Т-13 не проставляется.
- По возвращению из поездки работник должен в течение 3- рабочих дней предоставить в бухгалтерию авансовый отчет по форме №АО-1 и подтверждающие расходы по поездки документы. Вместе с авансовым отчетом необходимо предоставить документы, подтверждающие расходы по аренде жилья, расходы по проезду (в том числе сюда будут входить оплата за постельные принадлежности и услуги по оформлению проездных документов) и т.д., а также смету по иным расходам, произведенных в поездке, если на них отсутствуют подтверждающие документы.
- При необходимости следует приложить служебную записку, на основании которой подтверждаются сроки командировки, к примеру, если сотрудник ездил на личном или служебном автомобиле, с отметками принимающей стороны и подтверждающими сроки прибытия и убытия из командировки.
- После сверки выданных денег командируемому и его фактически понесенных расходов бухгалтерия должна компенсировать сотруднику перерасход денежных средств, если такой возник, по расходному кассовому ордеру. А если у работника остался излишек, то он возвращается на основании приходного кассового ордера.
Нюансы
В определенных случаях может возникнуть необходимость в изменении сроков пребывания в командировке делается это на основании приказа о переносе даты выбытия сотрудника, например, в случае сокращения сроков проведения переговоров компаний, если они заключительные моменты удалось заключить ранее или на оборот, возникала необходимость увеличить сроки поездки. Так же поездка может и вовсе не состояться, например, в виду болезни одной из сторон или других веских обстоятельств, в этом случае составляется приказ об отмене командировке.